Introducción
Contenido
Lloret de Mar fue la sede de la convención sueca OKQ8, la principal cadena de estaciones de servicios en Suecia, la cual cuenta con una plantilla de más 2.600 trabajadores.
La empresa OKQ8 celebró su convención anual en la que participaron 550 directivos provenientes de Suecia y Dinamarca.
Durante su estancia, los directivos combinaron las sesiones formativas con actividades de trabajo en equipo; así por ejemplo en el Hotel Evenia Olympic Palace, que fue el principal espacio de la convención, va innstal.lar un total de 21 salas de reuniones paralelas donde se llevaban a cabo diferentes presentaciones y reuniones de formación. A nivel de actividades se preaprar diferentes propuestas para fomentar el trabajo en equipo como por ejemplo una sesión de team buiding el pabellón municipal, partidos de voley y fútbol playa y también algunas propuestas para terminar el día como la cena de gala en el restaurante el Trull y la fiesta final en Átics la Carpa.
Eventyr, la agencia organizadora del evento, contó en todo momento con el apoyo y ayuda del Lloret Convention Bureau: asesoramiento durante la organización del evento para escoger los espacios más idóneos para cada parte del evento, apoyo con los contactos de nuestros miembros y otros partners del territorio, asesoramiento en el programa de actividades de TB y programa más social, pack del congresista, coordinación de los desplazamientos de los 550 delegados con la policía local, etc.
Los organizadores valoraron muy positivamente la amplia oferta de Lloret de Mar y especialización en el segmento de turismo de reuniones y eventos y la proximidad para poder desarrollarlas sin necesidades de muchos traslados. Por encima de todo, valoran el trato recibido y la profesionalidad del sector turístico lloretense.
Jordi Orobitg, concejal de turismo, explicó que «el impacto económico directo de esta acción fue de más de medio millón de euros sólo para Lloret de Mar. Además, posteriormente muchos se quedarán por nuestra zona para hacer excursiones al Museo Dalí de Figueres, Barcelona, Girona u otros pueblos de la Costa Brava y por lo tanto fue una acción que repercutió también en el resto del territorio «.
Anders – Senior Project Manager EVENTYR – Cuando estábamos buscando varios destinos en Europa, llamé a la persona adecuada en el momento adecuado. El Lloret Convention Bureau, nos dio la información correcta que quería y también un producto muy atractivo con una buena relación calidad-precio cerca de Barcelona. Personalmente aprecié poder hablar, describir e informar al staff del Lloret Convention Bureau sin enviar los formularios de consulta (lo cual odio) y se ocuparon totalmente de la consulta y de todos los requisitos. Muy pronto pudimos invitar al cliente a un viaje a Lloret de Mar y al hotel Evenia. El personal de Evenia es muy entusiasta y profesional. Son capaces de adaptarse, confirmar y cambiar cualquier cosa mientras hablamos. Sin problemas para tratar con diferentes departamentos. Son facilitadores. Gracias a todas las facilidades que tanto el destino com el espacio escogido nos ofrecieron hemos llevado a cabo multitud de eventos en Lloret de Mar durante los últimos años, convirtiéndose este en un destino ideal para nuestros clientes.
Viernes, 26 de septiembre
Llegadas del Project team – 30 paxs a Lloret de Mar (Evenia Hotels)
20.40h. Llegada vuelo a BCN
22.30h. Llegada a Lloret de Mar – Evenia Hotels: check in/ cena fría
Sábado, 27 de septiembre
Reuniones internas. Durante todo el día: llegada de delegados, proveedores, staff externo y preparación de la parte expositiva. Preparar las Welcome Bags: material LCB + material OKQ8 + llave de las habitaciones y código Wifi individualizado
7.00h. Desayuno
9.00h Reunión 25 personas (1 breakout rom)
10.30h Coffee Break
13h. Almuerzo buffet
14h. Reunión 25 personas (1 breakout rom)
15.30h. Coffee Break
19.45h. Transfer Cena Restaurant Sybius – 30 personas.
20.00h. Cena
Domingo, 28 de septiembre
Día de llegada de la mayoría de delegados, participantes al evento.
Transfers desde el aeropuerto de Barcelona a Lloret de Mar, durante todo el día con CANALES.
Configuración técnica de las 20 salas de reuniones paralelas. Montaje de la parte expositiva, hospitality desk el lobby y montaje de la sala plenaria Auditorio
9.00h Reunión 25 personas (1 breakout room).
10.30h Coffee Break
13h. Almuerzo buffet
Bienvenida por parte del staff de Eventyr a todo el equipo de OKQ8, revisión de la información interna con el cliente.
19h. Cena en el hotel
Lunes, 29 de septiembre
Día 1 – Conferencias
7.00h. Desayuno
8.30h. Organización del grupo en las 20 salas de reuniones paralelas, 1 sala para cada región
9.15h. Sesión inaugural en la sala plenaria – Auditorio
Introducción – Expectativas y retos – Nominados a los premios – Valores
10.20h. Coffee Break en zona expositiva – Hall Auditorio
10.50h. Conferencia en Auditorio: Valores
12.00h. Almuerzo Buffet
13.00h. Transfer a los Jardines de Santa Clotilde – Actividad de TB – estaciones refrigerio – bebidas, frutas, aguas, galletas.
15.30. Transfer de vuelta a Evenia Hotels
16.00h. Trabajo en equipo en diferentes partes del hotel y en las breakout rooms.
16.00 – 17.00h Coffee Break permanente en zona expositiva.
17.30h. Afterwork en zona expositiva
18h. Conferencia –Auditorio
19.30h. Cena en el hotel de los participantes
20h. Cena expositores – Restaurante Sybius Cala Canyelles
21h. Espectáculo de comedia a la Pérgola (Evenia Hotels)
Martes, 30 de septiembre
Día 2 – Conferencias
7.30h. Desayuno
8.30h. Reunión sala plenaria Auditorio – resumen de la jornada anterior
10.00h. Coffee Break zona expositiva
10.30h. Conferencia Auditorio
11.00h. Training – 20 breakouts
12.00h. Almuerzo buffet
13.ooh. Conferencia Auditorio
13.30 – 16.30h. Salas training – 20 breakouts
15.00h. Coffee Break zona expositiva
16.30h. Afterwork zona expositiva
17.00h. Conferencia Auditorio
18.30h. Conferencia Auditorio
19.30h. Cava y cena buffet –
actividad de networking durante la cena para compartir la experiencia y sensaciones de las dos primeras sesiones.
Miércoles, 1 de octubre
Dia 3 – Conferencias
7.00h. Desayuno
8.30h. Reunión sala plenaria Auditorio – resumen de la jornada anterior
8.45h. Conferencia – Proveedores y productos – sala plenaria Auditorio
9.30h. Coffee Break zona expositiva
10h. Salas trainings – 20 breakouts
12h. Almuerzo buffet
13h. Salas trainings – 20 breakouts
15.00h. Coffee Break zona expositiva
15.30h. Regional Meetings – 20 breakouts
18.30h. Conferencia conjunta – sala plenaria Auditorio – Sumario y entrega de premios
19.ooh. Transfers al Restaurant el Trull
19.30h. Copa de bienvenida y cena de gala – Restaurante el Trull.
23.ooh. Transfers a Àtics la Carpa – fin de fiesta
Jueves, 2 de octubre
Salidas, día libre
Desayuno, almuerzo y cena en Evenia Hotels
14h. Actividad de incentivo en Sanddance: espacio lúdico deportivo con música en directo / DJ, piscina, campos de fútbol, voleibol playa, zona chill out. Barra libre de bebidas. Transfer a pie desde el hotel – 10 minutos aprox.
Viernes, 3 de octubre
Dia libre – excursiones por el territorio – Lloret de Mar HUB
Desayuno, almuerzo y cena en Evenia Hotels
Excursiones:
Sábado, 4 de octubre
Día libre
Desayuno, almuerzo y cena en Evenia Hotels
TB de Paella en Evenia Hotels – Terraza piscina
Domingo, 5 de octubre
Salidas del resto del grupo
Fin del Evento
La valoración del evento ha sido muy positiva. Más de 500 delegados internacionales han estado en Lloret de Mar, más de una semana, llevando a términos sus reuniones, actividades de TB y comidas en diferentes establecimientos de la ciudad. El impacto económico directo para la ciudad asciende a más de medio millón de euros. Este evento ha permitido la participación y colaboración de diferentes miembros del Lloret Convention Bureau así como empresas de Lloret de Mar especializadas en la organización de eventos: Evenia Hotels, Palacio de Congresos Olympic, los Jardines de Santa Clotilde, las instalaciones deportivas municipales, Restaurante Sybius, Restaurante el Trull, Canals, Sanddance entre otros. La especialización de estas empresas, las facilidades del municipio, la estructura de nuestra villa, ha hecho que el organizador quede muy contento con el destino y decida repetir más eventos de tamaños y características similares en nuestro país.
Fecha: 29 de septiembre al 5 de octubre de 2014
Evento: Kick Off Foqus OKQ8
Organizador: Eventyr (Agencia Eventos Estocolmo)
Sede: Palacio de Congresos Olympic
Formato: Kick Off + incentivo. Sala plenaria + 20 salas de reuniones paralelas, más zona expositiva. Uso de les instalaciones deportivas de Lloret de Mar.
Participantes: 550 delegados
Objetivo: Reunir todos sus trabajadores de Suecia y Dinamarca, los principales proveedores. Cohesionar sus equipos y trabajadores, darles información relevante sobre la estrategia de la empresa para el próximo año, y que conozcan de primera mano la oferta de sus proveedores, estableciendo pautas de venta para ser más competitivos. Aparte del programa Kick off, se acompaña de unos días de incentivos como premio por sus trabajadores. Durante toda la semana se harán también actividades de TB (relacionadas con el deporte) para cohesionar los grupos.
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